Drie tips voor succesvol timemanagement

geplaatst in: Alle Blogs, Soft Skills | 0

Natuurlijk: time-management gaat over plannen en organiseren. Maar voor het succesvol afronden van je to-do-lijst is meer nodig dan alleen een strakke planning. Sterker nog: planningen kunnen frustrerend werken wanneer je er ten koste van alles aan vasthoudt. De teleurstelling is dan extra groot en je begint de dag erna met een 2-0 achterstand: je plan heeft gisteren niet gewerkt en er is werk blijven liggen.

Tip 1: creëer inzicht en stel prioriteiten

Als je voortdurend het gevoel hebt dat je deadlines mist en je to-do-lijst niet afgewerkt krijgt, is het misschien tijd voor een grondige zelfanalyse. Houd op een dag een alles bij wat je doet en stel jezelf, per activiteit de volgende vier vragen: Moest ik dat doen, Moest dat echt nu, Moest het überhaupt en Wat is de impact van deze activiteit? Herhaal dit een aantal dagen achter elkaar en je krijgt inzicht in wat belangrijk en minder belangrijk is, en inzicht in wat urgent en minder urgent is. Vervolgens kun je besluiten hoe je je activiteiten vervolgens gaat indelen op basis van prioriteit, belang en impact, waarbij je impact gerust mag definiëren als “hoe draagt iets bij aan het behalen van mijn persoonlijke doelstellingen?”

Tip 2: Wees assertief

Timemanagement gaat over iets groters dan het managen van tijd. Het gaat namelijk over het managen van… jezelf!  Hoe effectief ben je in het beschermen van je planning, durf je nee te zeggen en durf je taken op een assertieve manier te delegeren? Tip: stel jezelf ten doel om komende week minimaal één taak door een ander te laten uitvoeren dan jouzelf.

Tip 3: Plan het lezen van e-mail

Een grote tijdverslinder is e-mail. Weet jij hoeveel tijd je besteedt aan de voortdurende stroom van inkomende berichten? Een volle mailbox geeft stress, terwijl misschien meer dan 90% van de berichten niet jouw onmiddellijke aandacht nodig heeft. En, als iets wel jouw directe aandacht nodig heeft, dan kunnen ze je bellen of lopen ze langs. Tip: plan het lezen en beantwoorden van e-mail en maak er een timebox van. Oftewel: besteed er een vooraf vastgestelde hoeveelheid tijd aan… en geen seconde meer!

Wil je effectiever worden in plannen, organiseren en het managen van jezelf? Volg dan de training Prioriteiten stellen en Time Management, Persoonlijke Effectiviteit voor IT-professionals of de training Assertief Communiceren.

Laat een reactie achter