Leuk, maar die projectmethode werkt niet bij ons

Leuk, maar die projectmethode werkt niet bij ons

geplaatst in: Alle Blogs, Best Practices, ITIL | 0

 

Tijdens ITIL en PRINCE2 trainingen hoor ik deelnemers regelmatig zeggen dat het in hun eigen organisatie niet gaat werken. En dan heb ik het over verschillende soorten organisaties, overheidsorganisaties, onderwijsinstellingen, financiële sector, non-profit, etc. Als je naar de deelnemers luistert zou je zomaar kunnen denken dat ITIL en PRINCE2 nergens toepasbaar zijn. VReemd, want ITIL en PRINCE2 zijn beiden zogenaamde Best Practice Frameworks. Kenmerk van een Best Practice Framework is dat het in iedere organisatie toepasbaar is, of in ieder geval, voor iedere organisatie op maat te maken is.

 

Waarom werkt de Best Practice niet voor hen?

Hoe komt het dan toch dat deelnemers (onterecht) het gevoel hebben dat het in de eigen organisatie niet gaat werken? Er is een aantal redenen te verzinnen:

  • Het framework alleen werkt niet. Je moet wel zorgen dat het op maat gemaakt wordt voor je organisatie, dat het op die manier wordt geïmplementeerd en dat er vervolgens ook borging van de implementatie is
  • Het Framework wordt 1 op 1 overgenomen uit de officiële ITIL en PRINCE2 publicaties en geïmplementeerd binnen de organisatie
  • Er wordt niet gestuurd op de kwaliteit en er worden geen (proces) verbeteringen geïmplementeerd
  • Er wordt onvoldoende of niet gecommuniceerd met de stakeholders
  • Er wordt nog altijd teveel uitgegaan van de interne organisatie ipv de behoefte van de klant
  • Etc.

 

Vergroot je succes bij het toepassen van best practises

Om Prince2 en ITIL succesvol toe te passen helpt het om aandacht te besteden aan de volgende activiteiten en aandachtspunten:

ITIL

  • Stel een missie en een visie vast waaruit blijkt waarom de organisatie gaat starten met het ITIL Framework
    • Zorg voor draagvlak, resources en budget vanuit het management en zorg dat het voor de rest van de organisatie duidelijk is dat het management ITIL belangrijk vindt
    • Start voor het vervolgtraject een project
  • Begin met een inventarisatie van de kwaliteit van de huidige dienstverlening. Denk niet vanuit de eigen organisatie, maar vraag de klant naar zijn ervaring
    • Wat gaat er goed in de dienstverlening?
    • Waar zit, volgens de klant, de grootste ‘ergernis’?
  • Stel op basis van de resultaten van de inventarisatie vast wat je als organisatie als meetbare doelen gaat realiseren
    • Met welk(e) proces(sen) ga je beginnen?
    • Wat wil je hiermee bereiken?
  • Maak een (project)plan op basis waarvan je het voorgaande doel gaat bereiken
    • Onderwerpen in plan:
      • Benoemen van procesrollen
      • Vaststellen van procesuitgangspunten
      • Maak het proces op maat voor de eigen organisatie, beschrijf het proces
      • Stel Critical Succes Factor/ Key Performance Indicator vast (Klant als uitgangspunt houden!)
      • Selecteer op basis van procesvereisten een ondersteunde tool
      • Train alle betrokken medewerkers
      • Start
      • Belangrijk om tijdens alle stappen voortdurend te communiceren met alle stakeholders
  • Meet na enige tijd (zoals is vastgesteld tijdens een van de vorige stappen) de kwaliteit van het proces en controleer of je het doel gehaald hebt
    • Belangrijk hier is de rapportage rond de vastgestelde KPI’s
    • Vergeet ook hier niet de klantbeleving te toetsen
    • Vier de successen met elkaar
  • Zorg dat er nu continuïteit ontstaat in de verbetering van de dienstverlening door:
    • Huidige processen te verbeteren
    • Nieuwe processen te implementeren

 

PRINCE2

Bij de start van ieder project is het belangrijk om de 7 principes van PRINCE2 ‘in ere te houden’:

  • Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
    • Start je project niet, als niet duidelijk is dat er baten gerealiseerd gaan worden.
    • Stop je project, als blijkt dat gedurende je project de baten die je vooraf had vastgesteld niet meer gerealiseerd kunnen worden
    • Plan tijdens je project een moment na afloop van het project, waarop je controleert of je de baten daadwerkelijk hebt gerealiseerd
  • Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
    • Een project staat los van de reguliere lijnorganisatie. Daarom moet voor de duur van het project duidelijkheid gecreëerd worden over de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle projectleden.
  • Leren van ervaringen
    • Ieder project is uniek en eenmalig. Toch is het slim om van ervaringen van vergelijkbare projecten te leren als je een nieuw project gaat starten. Het wiel hoeft maar 1 keer uitgevonden te worden. Dit geldt overigens ook voor ervaringen die je hebt opgedaan tijdens de huidige project.
  • Managen per fase
    • Afhankelijk van de duur van het project en het risico dat gelopen wordt kan het zinvol zijn om het project op te knippen in meerdere fasen. Dit bevordert in ieder geval de beheersbaarheid van het project en biedt de stuurgroep meer grip op het project.
  • Manage ‘by exception’
    • Spreek vooraf duidelijke bandbreedtes af waarbinnen de projectverantwoordelijkheden zelfstandig gemanaged kunnen worden. Binnen bandbreedte betekent regulier rapporteren. Buiten de bandbreedte zorgt ervoor dat je moet escaleren. Dit principe zorgt voor een efficiënte tijdsbesteding van met name management. Met dit principe wordt geen bericht, goed bericht bedoeld.
  • Focus op het product
    • Een project heeft altijd als doel om een vooraf gedefinieerd product op te leveren. Dit product hoeft niet per definitie een tastbaar product te zijn. De verhoogde klanttevredenheid kan ook een product zijn. De reden om de focus op het product (en niet op de activiteiten) te hebben is dat een product baten kan realiseren, terwijl het uitvoeren van activiteiten geld kost. Daarnaast zorgt dit principe voor een duidelijke afbakening van de scope van een project.
  • Op maat maken voor de projectomgeving
    • PRINCE2 is toepasbaar op ieder project, ongeacht de grootte, het budget, de risico’s, de resultaten of wat dan ook. Het is wel zorg om je projectbeheersing aan te passen aan het soort project. Het is niet noodzakelijk om voor ieder project alle documenten te gebruiken. Gebruik de hulpmiddelen die PRINCE2 aanbiedt op een effectieve manier.

ITIL en PRINCE2 zijn dus wel echt toepasbaar binnen iedere organisatie. Bovenstaande helpt je om het succesvol te doen binnen jouw organisatie.

gratis e-book global standards and publications

Laat een reactie achter