Lid van de stuurgroep: ken jij je rol in het project?

Lid van de stuurgroep: ken jij je rol in het project?

geplaatst in: Alle Blogs, Best Practices | 0

Hoe zie jij, als lid van de stuurgroep, de relatie tussen jezelf en een project? Kost het sturen van een project je veel tijd en moeite? Wat is het rendement van je project(en)? Hoe houd je als lid van de stuurgroep gecontroleerd grip op het project zonder je dagelijkse werkzaamheden los te hoeven laten? Hoe zorg je ervoor dat het door het project opgeleverde product ook daadwerkelijk een bijdrage levert aan de bedrijfsdoelstellingen?

Zomaar wat vragen die opkomen als we nadenken over de drukke werkzaamheden van managers en directeuren. Als lijnverantwoordelijke heb je vaak de handen vol aan het dagelijkse managen van je afdeling of organisatie. Er is weinig aanvullende tijd beschikbaar om projecten te kunnen sturen. De consequentie hiervan is dat de projectmanager onbedoeld verantwoordelijkheden krijgt die jij eigenlijk zou moeten houden. Zo zou je niet moeten willen dat de projectmanager beslist of het project verdergaat als tijd en kosten worden overschreden, of dat hij de benefits en kwaliteitseisen van het project vaststelt. Dat is immers als een slager die zijn eigen vlees keurt.

Wat is de taak van de stuurgroep?

De stuurgroep van een project heeft als belangrijkste taak het vervullen van een initiërende, signalerende en op doelstellingen bijsturende rol ten aanzien van een project. Kortom de stuurgroep geeft richting en stuurt het project.Na iedere projectfase zal de stuurgroep moeten bekijken of de projectresultaten voldoende zijn, of de doelstellingen nog kloppen, de projectrisico’s nog aanvaardbaar zijn, kortom of het project nog steeds ‘levensvatbaar’ is.

Hoe neem je verantwoordelijkheid in het project zonder tijd te verspillen?

PRINCE2 is een projectmanagement methodiek op basis van Global Best Practice. Het heeft in veel projecten (mits juist toegepast) bewezen succesvol te zijn. Ieder jaar nemen duizenden deelnemers deel aan een PRINCE2 Foundation training en sluiten die in het algemeen ook met een certificering af.

Ikzelf heb de afgelopen jaren vele PRINCE2 trainingen verzorgd. Zelden was er onder de deelnemers een stuurgroeplid en dat is jammer! PRINCE2 heeft namelijk een aantal hulpmiddelen voor stuurgroep leden. Hulpmiddelen die ervoor zorgen dat je met minimale tijdsinspanning maximale grip op het project houdt.

Zo weten alle deelnemers na het volgen van de training haarfijn wat de verschillende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) van de diverse stakeholders binnen een project zijn:

  • De stuurgroep moet richting geven en het project sturen
  • De projectmanager moet het project vervolgens managen
  • De teammanager moet de producten leveren die gevraagd worden

Waar het volgens mij regelmatig misgaat in projecten is dat stuurgroep-leden zich niet bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden. Geen wonder dat er dan dingen op het bordje van de projectmanager komen die daar niet horen te liggen. Uiteraard komt deze verwarring de slagingskans van projecten ook niet ten goede.

Door jezelf te verdiepen in projectmanagement snap je wat er van jou als lid van de stuurgroep verwacht wordt en weet je ook wanneer het niet binnen je rol past om ergens tijd aan te besteden.

Tijd tekort om te trainen

Ik kan me heel goed voorstellen dat je als manager geen twee dagen kunt en wilt vrijmaken voor een PRINCE2 Foundation training. Maar denk dan in ieder geval eens na over een verkort programma. Dat kunnen we altijd samen een programma opstellen in de vorm van een workshop om specifiek voor jouw organisatie invulling te geven aan PRINCE2 voor stuurgroep leden.

De benefits van zo’n initiatief zullen zich vervolgens bij ieder project weer openbaren:

  • Succesvol afgeronde projecten met daadwerkelijk rendement voor uw organisatie
  • Minder frustratie voor iedereen die bij het project betrokken is
  • Efficiënte tijdsbesteding van de stuurgroepleden

Als stuurgroeplid wil je immers wel grip houden op het project en de resultaten.

 

 

gratis e-book global standards and publications

Laat een reactie achter